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Belegversand per E-Mail von ILT

Von uns ausgestellte Rechnungen bzw. Gutschriften entsprechen selbstverständlich den gesetzlichen Anforderungen.

Bitte beachten Sie dass individuelle Empfangsvorgaben Fristen nicht hemmen und wir diesen Vorgaben auch hier noch einmal ausdrücklich widersprechen. Individuelle empfängerseitige Formvorgaben oder organisatorische Regelungen jedweder Art haben keinen Einfluss auf den Rechtscharakter der Zustellung, die Gültigkeit einer Forderung oder die Vereinbarungen oder Bestimmungen in einem Beleg.

Beim Rechnungsversand verfahren wir standardmäßig folgendermaßen:

  • Eine Rechnung wird als eine Datei im pdf-Format (PDF/A geschützt oder vergleichbar) im Anhang einer E-Mail an genau eine (1) von Ihnen gewünschte Mailadresse je Kundennummer bei uns einmal versendet (mehrere E-Mail-Adressen je Kundenummer bzw. eindeutiger Wirtschaftseinheit können leider nicht berücksichtigt werden);
  • eine E-Mail enthält nur eine Rechnung;
  • der Dateiname der Rechnung hat den Aufbau: RE + Rechnungsnummer + Kundenname + (Kundennummer), also bspw. „RE 390154321, Musterfirma GmbH (000000)“;
  • die Betreffzeile der Mail enthält als Text den Dateinamen (also z. B.  "RE 390154321, Musterfirma GmbH (000000)";
  • Rechnungen werden mit unserer Absender-Mail "no-reply@ilt.eu“ verschickt;
  • etwaige Anhänge zur Rechnung werden ggfs. der Rechnungs-E-Mail zusätzlich zur Rechnung angefügt und erhalten unseren Dateinamen oder es erfolgt auf Anforderung ein separater Versand der Anhänge mit unseren Dateinamen;
  • bei einem Dokumentenversand per E-Mail wird das Dokument nicht zusätzlich per Briefpost versendet.

Für Auftragsbestätigungen verfahren wir sinngemäß wie oben geschrieben, der Dateiname und der Betreff lautet dann AU + Auftragsnummer + Kundenname + (Kundennummer) (also z. B. "AU 390504321, Musterfirma GmbH (000000)").

Für Stornorechnungen (Gutschriften) verfahren wir sinngemäß wie oben geschrieben, der Dateiname und der Betreff lautet dann AG + Stornorechnungsnummer + Kundenname + (Kundennummer) (also z. B. "AG 390204321, Musterfirma GmbH (000000)").

Für Standard-Einkaufsbelege unsererseits gilt: bei Bestellungen lautet der Dateiname und der Betreff PO + Bestellnummer + Lieferantenname + (Lieferantennummer) (also z. B. "PO 391004321, Musterfirma GmbH (000000)"). Die Absendeadresse lautet dann "einkauf@ilt.eu" und die Bestellung wird nicht noch einmal per Fax gesendet.