Belegversand per E-Mail von ILT

Von uns ausgestellte Rechnungen bzw. Gutschriften entsprechen selbstverständlich den gesetzlichen Anforderungen.

Bitte beachten Sie dass individuelle Empfangsvorschriften Fristen nicht hemmen und wir diesen Vorschriften auch hier noch einmal ausdrücklich widersprechen; individuelle empfängerseitige Formvorschriften jedweder Art haben keine Einfluss auf den Rechtscharakter der Zustellung, die Gültigkeit einer Forderung oder die Vereinbarungen oder Bestimmungen in einem Beleg.

Beim Rechnungsversand verfahren wir folgendermaßen:

  • Dokumente werden als Datei im pdf-Format im Anhang einer E-Mail an eine (1) von Ihnen gewünschte Mailadresse einmal versendet;
  • eine E-Mail enthält stets nur eine Rechnung;
  • der Dateiname hat stets den Aufbau: RE + Rechnungsnummer + Kundenname + (Kundennummer), also bspw. „RE 390154321, Musterfirma GmbH (000000)“;
  • die Betreffzeile der Mail enthält als Text den Dateinamen (also z. B.  "RE 390154321, Musterfirma GmbH (000000)";
  • Rechnung werden stets mit unserer Absender-Mail „no-reply@ilt.eu“ verschickt und
  • bei einem Dokumentenversand per E-Mail wird das Dokument nicht zusätzlich per Briefpost versendet.

Für Auftragsbestätigungen verfahren wir sinngemäß wie oben geschrieben, der Dateiname und der Betreff lautet dann AU + Auftragsnummer + Kundenname + (Kundennummer) (also z. B. "AU 390504321, Musterfirma GmbH (000000)").

Für Stornorechnungen (Gutschriften) verfahren wir sinngemäß wie oben geschrieben, der Dateiname und der Betreff lautet dann AG + Stornorechnungsnummer + Kundenname + (Kundennummer) (also z. B. "AG 390204321, Musterfirma GmbH (000000)").

Für Standard-Einkaufsbelege unsererseits gilt: bei Bestellungen lautet der Dateiname und der Betreff PO + Bestellnummer + Lieferantenname + (Lieferantennummer) (also z. B. "PO 391004321, Musterfirma GmbH (000000)"). Die Absendeadresse lautet dann "einkauf@ilt.eu" und die Bestellung wird nicht noch einmal per Fax gesendet.