Buchhaltungsbelege per E-Mail an ILT

Häufige Fragen und Antworten

Buchhaltungsbelege können wir nur akzeptieren, wenn diese den nachfolgenden Anforderungen entsprechen und Sie bei uns als Absender registriert sind. Wir bitten um Verständnis, dass wir Belegzusendungen, die nicht den Anforderungen entsprechen, automatisiert ungebucht löschen. Derartige Zusendungen gehen bei uns nicht ein! Fristversäumnisse gehen hier zu Lasten des Absenders.

• Wir erhalten von ILT eine automatische Nachricht per E-Mail, dass unsere E-Mail nicht zugestellt wurde.

  Dies kann mehrere Gründe haben (Hinweis: der übliche Grund ist unter 4. aufgeführt):

  1. Sie haben sich nicht für den Rechnungsversand registriert. Hier registrieren...
     
     
  2. Nach Ihrer Registrierung: Bitte warten Sie unsere Rückbestätigung ab. Dies dauert ggfs. bis zu 3 Arbeitstage. Bis dahin können Sie noch keine Belege an uns mailen.
     
     
  3. Ihre Versandadresse ist ein Schlüssel für die Zustellung. Hat sich gegebenenfalls Ihre Versandadresse geändert? Falls ja: Hier Versandadresse aktualisieren...
     
     
  4. Ihre E-Mail entspricht nicht den technischen Mindestanforderungen. Diese sind insbesondere:
     
     in der Betreffzeile muss das Wort "Rechnung", "Gutschrift" (oder "Stornorechnung"), "Zahlungsaufforderung" oder "Zahlungsanforderung" stehen,
     
     die maximale Dateigröße darf 10 MB nicht überschreiten und
     
     es darf nur genau ein PDF angehängt sein.

• Wir wollen Rechnungen per E-Mail an ILT versenden. Was müssen wir tun?

  Sie müssen Ihre Versandadresse bei uns registrieren. Erst nach Registrierung und der Rückbestätigung durch uns, dass ihre Versandadresse hinterlegt wurde, können Sie uns Belege per E-Mail senden. Buchhaltungsbelege werden allein von der E-Mail-Adresse rechnungseingang@ilt.eu empfangen und auch nur dann, wenn diese den hier genannten Anforderungen entsprechen.

   

  Sie können sich hier registrieren...

• Wir haben eine Rechnung an ILT per E-Mail gesendet, aber keine Zahlung erhalten.

  Eine Zahlungsverzögerung bedauern wir, bitten aber Ihrerseits zu überprüfen:

  • Bitte prüfen Sie, ob die Rechnung bei Ihnen und uns in Klärung ist! Wir prüfen den Rechnungseingang fachlich und sachlich und halten bei Unklarheiten Rücksprache mit Ihnen. Hat die Fachabteilung in Ihrem Haus hier eventuell noch weitere Informationen? Beachten Sie auch ggfs. die Formvorschriften für Rechnungen bei uns (keine Sammelrechnungen, Bestellnummernpflicht, korrekte Anschrift, etc.), die Sie mit Ihrer Auftragsannahme anerkannt haben. Die organisatorischen Anforderungen finden Sie hier weiter unten.
  • An welche E-Mail-Adresse haben Sie Ihre Rechnung gesendet? Wir akzeptieren Buchhaltungsbelege ausschließlich an rechnungseingang@ilt.eu - und auch nur dann, wenn Sie sich als Rechnungsversender vorher registriert haben. E-Mails an andere E-Mail Adressen werden zurückgewiesen, automatisiert ungebucht gelöscht und werden nicht zugestellt.
  • Lag ggfs. Ihrerseits ein Versandfehler vor? Haben Sie ggfs. eine andere E-Mail-Adresse als rechnungseingang@ilt.eu angesprochen?
  • Kann es sein, dass die E-Mail-Adresse, von der Sie Ihre Belege versenden, keine E-Mails empfangen kann? Falls ja, dann kann es vorkommen, dass sogenannte NDR (non delivery reports - also: Unzustellbarkeitsnachrichten) nicht von Ihnen empfangen wurden. Ein NDR wird versendet, wenn Ihre E-Mail z. B. nicht den technischen Anforderungen entspricht (kein PDF im Anhang und Betreff ohne Schlüsselworte wie z. B. "Rechnung", E-Mail größer als 10 MB) oder nicht den organisatorischen Anforderungen entspricht (z. B. Absenderadresse nicht registriert) oder ein genereller Empfangsfehler vorlag. Bitte überprüfen Sie in Ihrem eigenen Interesse das Postfach Ihrer Versandadresse auf solche NDR! Nur so ist ein reibungsloser Ablauf möglich.
  • Kann es sein, dass Ihre Versandadresse oder Ihre Versand-Domain auf der Blacklist eines Anti-Spam-Services verzeichnet ist? In diesem Fall sollten Sie Ihrerseits dringend Schritte unternehmen, damit Ihre Domain von einer solchen Liste entfernt wird, da automatisierte Spam-Prüfungen bei nahezu jedem E-Mail-Empfänger - auch bei uns! - solche Liste prüfen und Spam aussortieren und löschen! Unabhängig davon sollten Sie in Ihrem eigenen Interesse vermeiden, dass Spam-Filter die Aufmachung Ihrer E-Mails als Spam einstufen (viele Bildchen, Links, mißverständliche Inhalte, etc.). Es ist Ihre Obliegenheit, für eine geordnete Zustellung zu sorgen. Im übertragenen Sinn würden Sie Ihre Rechnungen im echten Leben auch nicht in einem großen Umschlag mit der Aufschrift "WERBUNG" versenden...

• Welche Belegtypen können per E-Mail an die Buchhaltung von ILT gesendet werden?

  Nach der Registrierung Ihrer Versandadresse und Rückbestätigung durch uns akzeptieren wir an rechnungseingang@ilt.eu ausschließlich diese Belegtypen:

  • Rechnungen
  • Stornorechnungen (Gutschriften)
  • Zahlungsaufforderungen
  • Zahlungsanforderngen

  Die Vereinbarung zum Versand ausgewählter Buchhaltungsbelege per E-Mail beschränkt sich auf die angegebenen Belegarten. Die Versandform weiterer wichtiger Unterlagen (z.B. umsatzsteuerlich relevante Ausfuhrbescheinigungen, Zolldokumente etc.) bleibt davon unberührt. Solche Unterlagen sind in Papierform an die Postadresse der ILT zu senden.

• Wie muss eine Rechnung gemäß gesetzlicher Anforderungen aufgebaut sein?

  Die an uns gesandten Rechnungen müssen den gesetzlichen Anforderungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UstG) entsprechen und die dort aufgeführten Angaben enthalten, insbesondere

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers sowie der ILT (der vollständige Name der ILT lautet: ILT Industrie-Luftfiltertechnik GmbH | Abkürzungen sind nicht zulässig);
  2. die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer des Rechnungsausstellers;
  3. das Ausstellungsdatum der Rechnung;
  4. eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer;
  5. den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung des Rechnungsausstellers;
  6. das je nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder Leistung mit Angabe des Steuersatzes sowie des Steuerbetrages.

• Welche technischen Anforderungen müssen erfüllt sein, damit Belege per E-Mail an ILT gesendet werden können?

  Die E-Mails an unsere Adresse für den Rechnungseingang müssen folgende technische Anforderungen erfüllen:

  1. Der Beleg muss als PDF-Dokument erstellt werden, die max. Dateigröße darf 10 MB betragen. Leistungsnachweise für Serviceleistungen (z.B. Stundenzettel) sind in das PDF-Dokument nach dem Beleg einzufügen.
  2. Je Beleg wird eine E-Mail an die nachstehend genannte E-Mail-Adresse der ILT gesendet, die den Beleg als Anhang enthält.
  3. Die E-Mail muss in der Betreffzeile das Wort „Rechnung“ (bei Gutschriften [sog. Stornorechnungen] „Gutschrift“, bzw. „Zahlungsaufforderung“ bei Zahlungsaufforderungen) und im Idealfall den Namen der Firma enthalten (z. B. „Musterfirma GmbH, Rechnung ABC123“).
  4. Die E-Mail selbst darf keine weiteren Angaben zum Beleg enthalten, da der Text der E-Mail von den Systemen der ILT weder beachtet noch ausgewertet wird.

• Welchen organisatorischen Anforderungen muss entsprochen werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten?

  1. Der Rechnungsaussteller wird Belege ausschließlich per E-Mail und nicht nochmals zusätzlich in anderer Form an ILT senden. Belege, die in anderer Form als hiermit vereinbart bei ILT eingehen, gelten als nicht erhalten.
  2. Je Bestellung der ILT ist genau eine Rechnung erstellen; Sammelrechnungen sind nicht zulässig.
  3. Die Belege des Rechnungsausstellers müssen grundsätzlich die Bestellnummer der ILT enthalten. Ohne deren Angabe ist eine Belegbearbeitung nicht möglich.
  4. Der Rechnungsaussteller wird Buchhaltungsbelege an diese E-Mail-Adresse der ILT versenden: rechnungseingang@ilt.eu
  5. Der Rechnungsaussteller wird darauf hingewiesen, dass diese E-Mail-Adresse ausschließlich für den Empfang vorstehend genannter Belegarten eingerichtet ist und das andere Mitteilungen oder Nachrichten, die der Rechnungsaussteller ggfs. an diese E-Mail-Adresse sendet, die ILT nicht erreichen. Solche Nachrichten gelten als von ILT nicht erhalten.
  6. Der Rechnungsaussteller wird Belege von der bei ILT registrierten Versandadresse aus versenden. Diese wird bei ILT als autorisierte Versandadresse hinterlegt. Entsprechende E-Mails von dieser Adresse werden empfangen. Bei einem Wechsel der Versandadresse muss diese Vereinbarung erneut abgeschlossen werden. Der Rechnungsaussteller wird die ILT gegebenenfalls in eigener Verantwortung darum bitten.
  7. Der Rechnungsaussteller wird die autorisierte Versandadresse dahingehend prüfen, ob ggfs. Unzustellbarkeitsnachrichten oder technische Zustellungshinweise vorliegen und bei fehlgeschlagener Übermittlung ILT umgehend informieren.

• Ab wann beginnt die Zahlungs- oder Skontofrist bei Belegen, die ILT (per E-Mail) zugesendet werden??

  Die Zahlungs- und Skontofrist für per E-Mail versandte Rechnungen beginnt mit dem Empfang von Rechnungen gemäß der Vereinbarung. Diesbezügliche Fristversäumnisse, die durch eine nicht vereinbarungsgemäße Übermittlung von Rechnungen entstehen, gehen zu Lasten des Versenders.

• Keine dieser Informationen hilft mir weiter...

  Sollten Sie trotz allem nicht weiter kommen, so sprechen Sie bitte unseren Einkauf direkt an: +49 2295 921-113. Unser Einkauf ist darum bemüht, Ihnen weiterzuhelfen.